Hinweisgeberschutz ist ein wichtiger, nun auch gesetzlicher Baustein der Compliance.
Hinweis in eigener Sache
Wir sind Teil eines umfassenden, reputativen Netzwerks von Compliance-Experten, Rechtsanwälten, Wirtschaftsexperten, aus Forschung, Anwendung. Wir sind daher für KMU in der Lage für nahezu jede Aufgabenstellung kompetente Antworten zu geben können, die sonst nur großen Unternehmen und Konzernen vorbehalten sind. Für KMU kann ein ernster Hinweis das Aus bedeuten, Konzerne gehen oft gestärkt aus einem Skandal hervor.
Worauf müssen Unternehmen achten?
Die EU hat am 16. Dezember 2019 eine Richtlinie (2019/1937) beschlossen, indem Hinweisgeber durch die Richtlinie in der EU einen einheitlichen Schutz genießen und damit besser vor Repressalien geschützt werden.
Bis zum 16.12.2021 muss jedes Unternehmen ab 249 Mitarbeitern diese EU-Richtlinie mit geeigneten Maßnahmen umsetzen, Unternehmen größer als 50 und kleiner 249 MA wenn sie bestimmten Branchen angehören. Details hier.
Das Plenum des deutschen Bundestages hat als 14. Europastaat nun das Hinweisgeberschutzgesetz am 16.12.2002 verabschiedet. Bis zuletzt war umstritten, welche Meldungen unter den Schutz des Whistleblowing-Gesetzes fallen.
In zwei Punkten weicht das Gesetz vom Referententwurf ab:
• Besserer Schutz für hinweisgebende Personen im beruflichen Umfeld
• Wer verfassungsfeindliche Äußerungen von Beamtinnen und Beamten meldet, soll künftig unter den Hinweisgeberschutz fallen und somit vor Repressalien geschützt sein. Das soll auch für Äußerungen unterhalb der Strafbarkeitsschwelle gelten.
Kommentar zum nationalen Gesetz
Lesen Sie die Kommentierung des Gesetzes zum verabschiedeten Gesetz des Compliance-Experten und Juristen Dr. Thomas Altenbach über die Änderungen zum Referentenentwurf und wie das Hinweisgeberschutzgesetz anzuwenden ist.
Ansicht des Gesetzestextes
Zur Ansicht des Gesetzestextes der am 14.12.2022 (Bundestag) / 16.12.2022 (Plenum) vorlag (plus obige zwei Punkte) gelangen Sie über diesen Link
Aufräumen mit einem Mißverständnis:
Ein Hinweisgeber-System, bestehend aus (digitaler) Hinweisgeberlösung als Teil eines Hinweisegeber-Management, fördert nicht das Denunziantenum, wie häufig im Mittelstand argwöhnisch betrachtet.
Ein Hinweisgeber hat, das wissen wir aus einer Untersuchung, in den allermeisten Fällen eine hohe Identifikation mit dem Unternehmen/Organisation, weil diese Person Zukunft im Unternehmen sehen will. Es soll etwas besser werden, oder ein ernsthaftes Problem gelöst werden.
Im Gegenteil: Ein Hinweisgeber-System fördert die Reputation des Unternehmens.
*Wichtiger Hinweis:
Die EU-Richtlinie ist definitiv gültig und EU-Recht bricht nationales Recht. Die Nationalstaaten der EU sind bis 17.12.2021 aufgerufen, diese EU-Richtlinie in nationales Recht umzusetzen. Der beschlossene Entwurf der EU sieht nun auch eine externe Meldung vor, was lange Streitpunkt war. Um im Vorfeld bereits eine Klärung herbeizuführen kommt der internen Meldung eine besondere Rolle zu.
Eine längere Frist gilt nur für juristische Personen zwischen 50 und 249 Mitarbeitern bei Einrichtung interner Meldekanäle. Möglicherweise gibt es noch Ergänzungen im nationalen Gesetzgebungsverfahren jedoch stehen die Rahmenparameter fest. Juristische Personen des privaten und öffentlichen Rechts sollten daher mit der Umsetzung der Hinweisgeber-Richtlinie beginnen. Für betroffene juristische Personen des privaten und öffentlichen Rechts besteht bereits die Verpfichtung zum Betrieb eines Hinweisgeber-Systems schon heute im Hinblick auf die Vorgaben des Geldwäschegesetzes, der Vorgaben des US-amerikanischen Rechts und der entpsrechenden Guidances von DOJ und OFAC. Das nationale Gesetzgebungsverfahren ist mit der Verabschiedung der Geseetzesvorlage am 15.12.2022 im Deutschen Bundestag in eine entscheidende Phase eingetreten, in der es für Unternehmen nun Zeit für die Umsetzung im Unternehmen wird. In FAQhaben wir die wichtigen Fragen behandelt.
In unseren kostenlosen Webinaren weisen wir auf das mehrstufige Meldesystem hin, stellen eine KMU-freundliche cloudbasierte und damit sichere Lösung als externes Meldesystem vor und behandeln auch die Funktion der Ombudsperson.
Die nächsten kostenlosen Webinare im Überblick:
KW01-2023
Terminvorankündigung Mi., 04.01.2023 von 11-12 Uhr - kostenloses Webinar. Anmeldung
KW02-2023
Terminvorankündigung Mi., 11.01.2023 von 11-12 Uhr - kostenloses Webinar. Anmeldung
Terminvorankündigung Fr., 13.01.2023 von 11-12 Uhr - kostenloses Webinar. Anmeldung
KW03-2023
Terminvorankündigung Di., 17.01.2023 von 16-17 Uhr - kostenloses Webinar. Anmeldung
Terminvorankündigung Mi., 18.01.2023 von 11-12 Uhr - kostenloses Webinar. Anmeldung
Terminvorankündigung Fr., 20.01.2023 von 11-12 Uhr - kostenloses Webinar. Anmeldung
KW04-2023
Terminvorankündigung Di., 24.01.2023 von 16-17 Uhr - kostenloses Webinar. Anmeldung
Terminvorankündigung Mi., 25.01.2023 von 11-12 Uhr - kostenloses Webinar. Anmeldung
Terminvorankündigung Fr., 27.01.2023 von 11-12 Uhr - kostenloses Webinar. Anmeldung
KW05-2023
Terminvorankündigung Di., 31.01.2023 von 16-17 Uhr - kostenloses Webinar. Anmeldung
Terminvorankündigung Mi., 01.02.2023 von 11-12 Uhr - kostenloses Webinar. Anmeldung
Terminvorankündigung Fr., 03.02.2023 von 11-12 Uhr - kostenloses Webinar. Anmeldung
KW06-2023
Terminvorankündigung Di., 07.02.2023 von 16-17 Uhr - kostenloses Webinar. Anmeldung
Terminvorankündigung Mi., 08.02.2023 von 11-12 Uhr - kostenloses Webinar. Anmeldung
KW47-2022
Terminvorankündigung Fr., 10.02.2023 von 11-12 Uhr - kostenloses Webinar. Anmeldung
Terminvorankündigung Di., 14.02.2023 von 16-17 Uhr - kostenloses Webinar. Anmeldung
Terminvorankündigung Mi., 15.02.2023 von 11-12 Uhr - kostenloses Webinar. Anmeldung
Terminvorankündigung Fr., 17.02.2023 von 11-12 Uhr - kostenloses Webinar. Anmeldung
Individuelle Termine:Individuelle Termine
Wir haben Sie: Die KMU-freundliche, sichere, digitale Hinweisgeberlösung
Sie suchen nach einer kmu-freundlichen, sicheren, kostengünstigen Hinweisgeberlösung? Folgen Sie bitte diesem Link und Sie gelangen Sie zu unserer DENKHAUS®-Cloud-Hinweisgeberlösung.
Durchsuchbarer Richtlinientext
Den Richtlinientext haben wir als durchsuchbares HTML-Dokument hier nachlesbar. (Mac: cmd-F, Windows: str-F) aufbereitet.
Was ist das Ziel des Whistleblower-Gesetzes?
Was ist Compliance?
Der Begriff Compliance bedeutet im engeren Sinn die Einhaltung von Gesetz und Recht durch das Unternehmen und seine Mitarbeiter.
Aktuell: FAZ vom 16.10.2021 - Unternehmen: "Soll ich Whistleblower werden?"
Dieser Artikel illustriert die Gemengelage zwischen Zweifel des Whistlblowers, Repressalien und dem gesellschaftlich-beruflichen Aus. Deutschland ist kein Whistleblower-Land.
Lesenswert. Fordern Sie diesen Artikel beim FAZ-Verlag an. Hier der Link zum Einlesen
Was ist die Bedeutung von Compliance?
Aus der Definition ergibt sich, dass zivil- und strafrechtlichen Konsequenzen durch strukturiertes, für alle Beteiligten verbindliches Vorgehen und Regeln entgegen getreten wird.
Compliance stellt auch im Wettbewerb, und nicht nur bei öffentlichen Auftraggebern, einen Vorteil dar. Compliance trägt auch zu einer Hygiene im Unternehmen bei und ist beim Rekruiting von neuen Mitarbeitern oder Experten ebenfalls ein Wettbewerbsvorteil.
Compliance Management System
Im Compliance Management System sollen alle Maßnahmen erfasst sein, die die Einhaltung der Regeln und Richtlinien gewährleistet. Eine Hinweisgeberlösung ist Teil des Systems steht dabei eher am Ende des Systems und ist informations- und datentechnisch vollkommen unabhängig.
FAQ zur Hinweisgeber-Richtlinie
Nutzen Sie auch unsere Seite FAQ zur Hinweisgeber-Richtlinie
Die Whistleblower-Richtlinie zielt auf die Bereiche des EU-Rechts ab:
- Bekämpfung von Geldwäsche
- Datenschutz
- Finanzielle Interessen der EU
- Lebensmittel- und Produktsicherheit
- nukleare Bereiche und Sicherheit
- Gesundheit
- Umweltschutz
Anwendungsbereiche der Whistleblower-Richtlinie
- öffentliches Auftragswesen
- Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte
- Verhütung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
- Produktsicherheit- und Konformität
- Verkehrssicherheit
- Umweltschutz
- Strahlenschutz und kerntechnische Sicherheit
- Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit
- Tiergesundheit und Tierschutz
- öffentliche Gesundheit
- Verbraucherschutz
- Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten
- Sicherheit von Netz- und Informationssystemen
- Wettbewerbsrecht
Begrifflich ist der Personenkreis "Hinweisgeber" weit gefasst. Es fallen darunter:
- Arbeitnehmer und Beamte
- Selbständige
- Anteilseigner
- Verwaltungs-, Leitungs-, Aufsichtsorgane
- Personen unter Leitung und Aufsicht von Arbeitnehmern stehen, sowie
- Unterauftragnehmer und Lieferanten
- Freiwillige und Praktikanten
- Mittler
- Dritte, die mit einem Hinweisgeber in Verbindung stehen
Es fallen auch Personen darunter deren Arbeitsverhältnis beendet oder welches noch nicht begonnen hat.
Mehrstufiges Meldesystem
Die Richtline sieht vor:
- interne Meldung
- externe Meldung
- Offenlegung
In der in Kraft getretenen Fassung ist nun auch eine direkte Meldung an zuständige Behörden möglich, ohne erst das Ergebnis einer internen Meldung abzuwarten und ohne zusätzliche Anforderungen an die Meldung. Die Mitgliedstaaten sollen jedoch darauf hinwirken, dass zuerst eine interne Meldung vor einer direkten Meldung erfolgt.
Der Hinweisgeber erhält in allen Stufen Schutz
Zu einer Offenlegung kann es erst kommen, wenn
- auf eine interne/externe Meldung keine geeigneten Maßnahmen ergriffen wurden
- der Verstoß eine unmittelbare oder offenkundige Gefährdung für das öffentliche Interesse darstellt
- Repressalien zu befürchten sind (im Falle einer externen Meldung)
- die Aussichten gering sind, dass wirksam gegen den Verstoß vorgegangen wird.
Meldekanäle
Juristische Personen des privaten Sektors mit 50 oder mehr Mitarbeitern haben, nach Rücksprache und im Einvernehmen mit den Sozialpartnern, Kanäle und Verfahren für interne Meldungen und Folgemaßnahmen einzurichten. Diese können intern oder von Dritten betrieben werden.
Juristische Personen des privaten Sektors mit 50 bis 249 Mitarbeitern können Ressourcen teilen, die für die Entgegennahme von Meldungen und für mögliche Untersuchungen benötigt werden.
Juristische Personen mit weniger als 50 Mitarbeitern werden nur dann zur Einrichtung von internen Meldekanälen verpflichtet, wenn sie bestimmten Branchen angehören.
Die Meldekanäle müssen so ausgestaltet sein, dass die Identität des Hinweisgebers nicht offenkundig wird, der Prozess im Diskreten und vertraulich abläuft, unbefugten Personen der Zugriff auf Meldungen sicher verwehrt bleibt, der Hinweisgeber eingebunden bleibt bis hin zur frei gebenden Zusammenfassung der Meldung.
Innerhalb von 7 Tagen nach Eingang der Meldung muss diese bestätigt werden.
Als eine der Folgemaßnahmen muss eine unparteiische Person oder Abteilung benannt sein, die die Meldung entgegen nimmt und mit dem Hinweisgeber in Kontakt bleibt, diesen ggfs. um Detaillierung ersucht. Die Meldekanäle müssen die schriftliche, mündliche Form (auch fernmündlich oder durch sonstige Sprachübermittlung) einerseits zulassen, andererseits aber auch gegenüber unbefugtem Zugriff sicher sein, inklusive Diskretion.
Innerhalb von 3 Monaten ist dem Hinweisgeber Rückmeldung über den Behandlungs- und Maßnahmenstand zu geben.
Kernanliegen der Hinweisgeber-Richtlinie - der Schutz
Durch die Hinweisgeber-Richtlinie sollen bei Meldung verhindert werden:
- Suspendierung
- Kündigung
- Herabstufung
- Versagen einer Beförderung
- Aufgabenverlagerung, Änderung des Arbeitsortes, Gehaltsminderung, Änderung der Arbeitszeit
- Versagung von Weiterbildungsmaßnahmen (Teilnahme)
- negative Leistungsbeurteilung oder Ausstellung eines Arbeitszeugnisses mit versteckten Hinweisen
- Disziplinarmaßnahmen, Rügen oder sonstiger Sanktionen (auch finanzieller Art)
- Nötigung, Einschüchterung, Mobbing, Diskriminierung
- Nichtumwandlung des Arbeitsvertrags
- Rufschädigung, Aufnahme in schwarze Listen
- vorzeitige Kündigung oder Aufhebung eines Vertrags über Waren und Dienstleistungen
- Entzug von Lizenzen und Genehmigungen
- psychiatrische oder ärztliche Überweisungen
Wie kam es zur Hinweisgeberverordnung?
(Abbildung 1)
(Abbildung 2)
SAP:
Durch das Vorhandensein einer Hinweisgeberlösung an das sich ein Mitarbeiter wandte,
konnte der ehemalige Betriebsratsvorsitzende der Unterschlagung und Wahlmanipulation
überführt werden. Der Beschuldigte war geständig. SAP hat die fristlose Kündiung
ausgesprochen. (Nachrichtenmeldung vom 30.06.2021)
Volkswagen:
Durch die in die Motorsteuerungssoftware systematisch eingebundene "Abschalteinrichtung" kam es zum sogenannten "Dieselgate", der Volkswagen in den USA ca. 20 Mrd. Dollar an Schadenersatzleistungen gekostet hat. Ebenfalls Milliardenforderungen sind bei deutschen Gerichten und international anhängig.
Verfilzte Strukturen, Abhängigkeiten, Mundtotmachung begünstigten die jahrelange Praxis, die sich nicht nur auf Volkswagen alleine beschränkte sondern Komponentenzulieferer und andere Automobilhersteller ebenfalls betraf.
Das Beispiel Volkswagen verdeutlicht die Notwendigkeit einer Hinweisgeberlösung und einer unabhängigen Bearbeitung von Hinweisen.
Das Problem
Fehlverhalten erkennen.
Die Lösung
Fehlverhalten zunächst diskret thematisieren, erhärten oder verwerfen (Prüfungsvorgang).
Interessenkonflikte eliminieren (Hinweisgeber in seinem Umfeld, Unabhängigkeit von Betriebsrat, Unabhängigkeit von Geschäftsführung, direktem Vorgesetzten oder den Führungsebenen eines Unternehmens)
Das Tool
Eine leichtbedienbare, 24/7/365 verfügbare, ortsungebundene, barrierefreie, leicht zu bedienende daten- und datenschutzsichere Software (SaaS-Lösung in einer sicheren Cloud), Prüfung durch neutrale, kompetente Person. Damit wird Denunziantentum vorgebeugt.
Das Ergebnis
Fehlverhalten aus der Welt schaffen. Compliance im Unternehmen stärken.
Bedeutung für KMU?
(Abbildung 3)
Verpflichtung
Einführung bis 16.12.2021
Wer?
Alle Unternehmen ab 250 Mitarbeiter (in Festanstellung) verpflichtend.
Ab 50 Mitarbeiter mit Übergangsfrist bis 16.12.2023 wenn nicht in den von der Richtlinie definierten Anwendungsbereichen tätig.. Bis vorbereitend.
Freiwillige Einführung in Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern nach heutigem Stand.
Sanktionen
Bußgeld und Strafbarkeit.
Nur unabhängige, transparente und einfach zu bedienende Lösungen
Ist eine Lösung unzufriedenstellend, darf der Hinweisgeber direkt an die Öffentlichkeit gehen.
Anforderungen
Falls für Mitarbeitende keine Möglichkeit besteht auf ein sicheres System zuzugreifen, müssen die Behörden eingeschaltet werden. Dies kann durch eine effektive Hinweisgeberlösung, in allen relevanten Sprachen verfügbar, verhindert werden.
Wie funktioniert das Hinweisgebersystem?
(Abbildung 4)
WICHTIG
Der Austausch zwischen Case Manager und anonymem Hinweisgeber
(Case Manager kann durch Ombudsmann wahrgenommen werden)
Ziel:
Spreu vom Weizen trennen
Was ist wirklich dran an der Information?
Vorteil:
Durch die Ombudsfunktion werden im Vorfeld keine Pferde scheu gemacht und einem Denunziantentum der Riegel vorgeschoben.
Wen schützt die Hinweisgeberlösung
-
Arbeitnehmer (angestellt, ausgeschiedene, Bewerber)
-
Beamte und Angestellte des öffentlichen Dienstes
-
Selbständige und Vertragsunternehmer
-
Praktikanten
-
Anteilseigner
-
Mitglieder von Verwaltungs-, Aufsichts-, und Leitungsebenen eines Unternehmens
-
Verwandte und Unterstützer von Whistleblowern
- neue Arbeitgeber des Hinweisgebers; Personen mit denen der Hinweisgeber in beruflichem Kontakt steht
Gesetzlich geschützt sind auch Tätigkeiten eines Hinweisgebers, wie
-
Betreten des Büros eines Vorgesetzten
- Kopien von Dokumenten anzufertigen
auch wenn dies vertraglich verboten ist. Informationen können Hinweisgeber sowohl bei Behörden melden oder ein Hinweisgebersystem nutzen. Ist die Öffentlichkeit in besonderem Maße betroffen können Hinweisgeber sich auch direkt an die Öffentlichkeit wenden (bspw. über Medien).
Installation eines Hinweisgebersystems
Geltungsbereich
Die Hinweisgeber-Richtlinie betrifft Unternehmen ab 50 Mitarbeiter oder größer oder Unternehmen mit mehr als 10 Millionen Umsatz sowie öffentliche Einrichtungen, Behörden, Gemeinden ab 10.000 Einwohner.
Meldekanäle
-
obiger Betroffenenkreis hat die Pflicht, ein Hinweisgebersystem aufzubauen (Informationen können dabei schriftlich über ein elektronisches System, per Brief/Post oder mündlich über eine Telefonhotline oder über einen Anrufbeantworter erfolgen)
-
auf Wunsch des Hinweisgebers sollten persönliche Treffen ermöglicht werden
-
es ist geboten jederzeit die Vertraulichkeit (Datensicherheit, Datenschutz, Diskretion) zu wahren
- Ausnahme: Unternehmen mit 50 - 250 Mitarbeiter können einen gemeinsamen Hinweisgeberkanal nutzen
Informationspflicht
-
Mitarbeiter, Dienstleister, Geschäftspartner, Zulieferer müssen über den Hinweisgeberprozess sowie alternative Wege (bspw. auch Behörden) informiert werden
- die Informationen müssen leicht verständlich und zugänglich sein
Behandlung von Informationen auch im Hinblick auf den Datenschutz
-
die DSGVO-Konformität muss in jedem Fall gewahrt bleiben (Anwendung auf Hinweisgeber wie Beschuldigte)
-
das Unternehmen soll eine "geeignete" Person für die Entgegennahme und die Behandlung benennen (Compliane Officer, Personalleiter, Unternehmensjurist, Finanzdirektor, Vorstands- oder Geschäftsführungsmitglied oder eine "Fremdperson" (Ombudsmann)
- Dokumente und Daten müssen sicher vor Zugriffen sein und sie müssen als Beweismittel geeignet sein
Was kostet bei uns eine Hinweisgeberlösung?
Wichtig: Preis und Leistung sind Qualitätskriterien
(Abbildung 5)
Über diesen Link gelangen Sie zu unserer DENKHAUS®-Cloud-Hinweisgeberlösung.
Welchen Nutzen bietet die Hinweisgeberlösung?
Beginnen wir mit den wichtigsten Nutzen:
-
Sie genügen dem Gesetz und im schlimmsten Fall entgehen Sie einem Strafverfahren und einem Bußgeld ähnlich der DSGVO
-
Sie erfahren nach Prüfung durch den Case Manager (Ombudsmann) Dinge, an die Sie sonst wahrscheinlich nicht herangekommen wären, auch wenn Sie meinen, Ihre eigenen "Hinweisgeber" reichen weit in das Unternehmen hinein. Meist erfahren Sie dann aber Dinge, die Sie hören wollen.
-
Sie können Ihre Prozesse verbessern
-
Sie kommen auf neue Ideen
-
die Hinweisgerberlösung führt zu einer offeneren Unternehmenskultur
- unternehmerische Compliance wird immer wichtiger. Die DIN ISO 37301 gibt Orientierung.
Frage und Antwort
Die FAQ zur Hinweisgeberrichtlinie, Fragen zu unserer digitalen Hinweisgeberlösung finden Sie hier.